Etik Sosyal Medya Kullanım Kılavuzu

Dijital iletişim ya da daha çok kullanılan ismiyle sosyal medyanın iş dünyasının aktörleri için önemi gittikçe artıyor. Sosyal medya iletişiminde de şeffaf olmak, şirketlerinin itibarını korumaları ve iş etiği ile ters düşmeyen paylaşımlarda bulunmaları bu anlamda günümüzde giderek daha fazla önem arz ediyor.

Gene Morphis

Sosyal medyada meydana gelebilecek hataların cezası çok ani ve acımasızca kesilebiliyor. Dünyanın en büyük tekstil perakende şirketlerinden Francesca’nın “eski” CFO’su Gene Morphis, zararsız gibi gözüken bir tweet’inin kurbanı olmuştu. Bir yönetim kurulu toplantısı esnasında Morphis, kişisel hesabından “Yönetim Kurulu Toplantısı, İyi Rakamlar” yazar. Sorun şudur ki resmi gelir daha henüz yatırımcılara ilan edilmemiştir. SEC (halka açık ve/veya borsa firmalarını denetleyen ve düzenleyen kamu kurumu) bu tweet’i rekabete ve dürüstlüğe aykırı bilgi verme olarak görünce CFO işinden olmuştu.

Belli ki önümüzdeki dönemde, şirketin kurumsal veya çalışanlar olarak mahremiyetlerinin, bilgi güvenliklerinin ve gizliliklerinin korunması ve bu konudaki politikalara uyumun sağlanması Etik ve Uyum Yöneticisi için çok büyük öneme sahip olacak. Dolayısıyla, Etik ve Uyum yöneticisinin sosyal medyada şirket çalışanlarının yaptığı paylaşımlar nedeniyle, şirketi etkileyebilecek problemlerin kontrolü ve etik koduna aykırı davranışın önlenmesi için neler yapabileceği konusunda prensiplerin belirlenmesi hayati bir önem arz edecek.Bu doğrultuda şirketin etkili bir sosyal medya etik politikasının bulunması temel bir gereklilik haline geliyor. Şirketlerin, sosyal medya aracılığı ile kamuoyu ile nasıl bir etkileşim istediklerini ana hatları ile belirlemeli ve bunu da çalışanlarına güçlü bir şekilde anlatmalarının zamanı çoktan geldi.

Bu nasıl yapılabilir? Bunun için Etik ve Uyum Yöneticisinin “alet çantasına”, bir Etik Sosyal Medya Kullanım Kılavuzu koymakta fayda görüyoruz.

Değerli Çalışanlarımız,

Şirketimizin sorumlu birer ferdi olarak sosyal medya ve benzeri ortamlarda kullandığınız her ifadenin, söylediğiniz her sözün şirketimizin itibarına direkt etki edeceğini lütfen hatırlayınız. Şirketimizi ve sizleri birtakım riskler

ile ilgili uyardığımız bu doküman bir kılavuz niteliğindedir. Hak ve sorumluluklarınızla ilgili detaylı bilgi için şirketimizin Etik Koduna başvurunuz.

Bu rehberdeki hiçbir uyarı çalışan haklarını düzenleyen mevzuatlar ile çelişecek şekilde yorumlanamaz.

YAPILMASI GEREKENLER

  • Çalışanlar için sosyal medya politikaları düzenlenmeli.
  • Sosyal medya kullanım politikaları mutlaka uygulanmalı.
  • Sosyal medya kullanım politikası kanun ve tüzüklerle uyumlu hale getirilmeli.
  • Çalışanların sosyal medya kullanım sorumlulukları denetlenmeli.

 

ASLA YAPILMAMASI GEREKENLER

  • Herhangi bir plan yapmadan çalışanları sırf örnek olsun diye sosyal medya kullanımı yüzünden cezalandırmamalı.
  • Abartılı ve amacı aşan yasaklarla sosyal medya kullanımı engellenmeye çalışılmamalı.
  • Sadece şirket ölçeğinde olan sosyal medya politikaları oluşturulmamalı.
  • Birbiriyle uyuşmayan sosyal medya kullanım politikaları belirlenmemeli.

 

01) DÜRÜST OLUN
Şirket içindeki rolünüz, görev ve sorumluluklarınız ile ilgili yanıltıcı bilgi vermekten kaçının.

02) ŞİRKETİNİZİN İTİBARINI KORUYUN
Şirketiniz ve çalışanları ile ilgili paylaşmakla yetkili olmadığınız hiç bir bilgiyi paylaşmayın. Yorumda bulunmayın.

03) HASSASİDARİ BİLGİYİ PAYLAŞMAYIN
Şirketinizin karar alma süreçleri, iş yapma biçimi gibi konular yönetim kurulu iradesini yansıtır. İdari süreçlerimizle ilgili bilgiler, şirketimizin şeffaflık politikasına uygun olarak sadece yetkililer tarafından kamuoyuyla paylaşılır.

04) ÇALIŞMA PERFORMANSINIZI DÜŞÜRMEYİN
İş saatleri içinde, sosyal medya kullanımının çalışma performansınızı düşürmesine izin vermeyin. İşinize ara verdiğinizde sosyalleşme ve öğrenme aracı olarak kullanılmasını teşvik ettiğimiz sosyal medyanın şirketimize karşı olan sorumluluklarınızın önüne geçmesine
müsade etmeyin.

05) VERİ GÜVENLİĞİNE ÖZEN GÖSTERİN
Şirketinizin gizlilik politikasının ihlali anlamına gelecek her türlü bilgi paylaşımından kaçının.

06) GÖNDERMEDENÖNCE BİR KEZ DAHA DÜŞÜNÜN
Şirket politikalarımızı,
etik kodumuzu
hatırlayın. GÖNDER tuşuna basmadan önce bir kez daha düşünün.

BİLGİ VE VERİ PAYLAŞILAN PLATFORMLAR
Sosyal Ağlar
Fotoğraf ve video paylaşımları
Arama Motorları
Alışveriş Siteleri
Mesaj Panoları
Bloglar

KURUM ZAAFİYETLERİ
Belirsiz Sosyal Medya Politikaları
Görevlendirme Hataları
Sistem Açıkları
Yetersiz Kontrol Mekanizması

BİLGİ VE VERİLERİN HATALI KULLANIMI
Kasten Yanlış Kullanım
Kazara Yanlış Kullanım

SOSYAL MEDYA RİSKLERİ
İtibar Kaybı
Mali Kayıplar
Gizlilik İhlali
Mevzuat İhlali
Etik ve Uyum ihlali

Yorum bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir